O fim de ano é uma época de muita correria para o setor de Recursos Humanos, principalmente o Departamento de Pessoal. Afinal, nos meses de outubro a dezembro (e, em algumas empresas, janeiro do ano seguinte), há muitas obrigações legais da empresa que precisam ser cumpridas. Então a vida do RH no final do ano é só o começo de muitas obrigações e demandas que devem ser planejadas e cumpridas para que o próximo ano comece bem!
Quais são as obrigações legais de final de ano das empresas?
Vamos começar pelo básico e levantar quais são as obrigações legais que sua empresa precisa cumprir, em relação às atividades de Recursos Humanos, no período de final de ano. Se fizermos uma lista, ela vai incluir 2 itens principais: o pagamento do 13º salário e a organização das férias coletivas, se houver. No entanto, a depender do tamanho da empresa, temos inúmeras obrigações nessa lista.
Ela pode incluir, por exemplo, o pagamento do Programa de Participação nos Lucros e Resultados. Em algumas empresas, esse processo ocorre no final do ano, após a apuração dos lucros em um determinado período comercial; em outras, o pagamento acontece mais cedo, atendendo a uma data determinada pela convenção coletiva.
Outro item que pode entrar na lista de obrigações legais da empresa nos meses finais do ano é a de dar início à preparação do Informe de Rendimentos de seus funcionários. Essa é uma tarefa extremamente importante porque, sem esse documento, os trabalhadores podem ter problemas ao fazer sua Declaração do Imposto de Renda no ano seguinte.
Por esse motivo, existe um prazo para que as empresas entreguem o Informe a todos os empregados, que vai, em geral, até o fim do mês de fevereiro do ano seguinte ao período declarado. Caso a empresa não faça essa entrega dentro do prazo, ou emita informes incorretos, ela fica sujeita a punições legais.
A principal delas é uma multa no valor de R$ 41,43 por funcionário cujo informe está irregular. Vale a pena lembrar que é obrigação da empresa fornecer o Informe de Rendimentos também aos funcionários que foram desligados no período.
Algumas empresas também vão incluir ainda outros itens, envolvendo possíveis benefícios de final de ano, à lista de atividades do setor de Recursos Humanos nos meses de outubro a dezembro. Trata-se de algo opcional, não previsto em lei e cujo descumprimento, portanto, não irá necessariamente acarretar em penalidades, como multas.
Alguns exemplos são as empresas que oferecem um cartão do tipo “vale” para compra de presentes de Natal ou uma cesta básica especial de Natal.
Entretanto, mesmo que essas não sejam obrigações legais da empresa, a equipe de RH precisa estar muito atenta a seu cumprimento. Uma vez que a empresa estabelece um compromisso com seus funcionários, seja formal ou informal, seu descumprimento pode causar uma forte tensão entre as partes.
Precisamos lembrar que o trabalho desse setor vai muito além da administração de pessoal e passa pela verdadeira gestão estratégica de pessoas, passando pela cultura organizacional e chegando por fim no compliance garantindo a obrigatoriedade do cumprimento dessas obrigações, buscando trabalhar questões-chave como motivação e engajamento dos funcionários. Dessa forma, seria muito grave que uma falha do próprio RH afetasse negativamente o sentimento dos colaboradores em relação à empresa.
Resumindo, mesmo que vale natal e confraternizações de final de ano não sejam obrigações legais, isso também passa pelo RH, pois ali sairá o alinhamento e estratégia da empresa, afinal confraternização não é uma simples festa, ela tem um propósito e uma meta que é definida pelo RH. Qual é o propósito? Se você já nos acompanha deve saber. As confraternizações ajudam no clima organizacional, ali é para fazer networking com outras áreas, gerar engajamento e propor um ambiente mais amigável a todos. Já o vale natal é feito pensando também na Cultura Organizacional, ou seja, ali é onde a empresa mostra ao colaborador que ela se importa e ele tem valor para ela.
O mesmo vale para as férias coletivas e sim férias coletivas devem ser para todos os setores, caso algum setor permaneça funcionando, legislativamente as férias coletivas perdem a validade e passa a ser considerada uma situação onde diversos funcionários tiverem férias individuais. A paralisação por férias coletivas também tem um objetivo estratégico, afinal deixar que seu colaborador curta o fim de ano com amigos e familiares sem se preocupar ou pensar em trabalho pode e irá render mais engajamento do mesmo ao voltar das férias coletivas.
Quais são as punições por não cumprimento?
Para cada ação administrativa do RH, existe sempre uma série de regras. Quando elas não são cumpridas, gerando algum tipo de ônus para os funcionários, a lei prevê a aplicação de punições. Com as férias coletivas e o pagamento do 13º salário, não é diferente.
Um erro pode trazer graves consequências, e não estamos apenas falando das consequências financeiras, que estão relacionadas ao pagamento de multas trabalhistas: é importante pensar também nas consequências que esses erros podem acarretar para a relação entre os colaboradores e a empresa.
Essa relação será abalada caso os colaboradores percam a confiança na competência e comprometimento da equipe de RH com a dedicação ao cumprimento de seus direitos. Zelar pela boa execução das obrigações legais da empresa, seja no final de ano ou em qualquer outro período, portanto, é uma forma de proteger o elo entre empregados e empregadores.
Aqui novamente temos ações do RH junto do Compliance para que a relação Empresa x Colaboradores não seja afeta e isso venha fazer do final de ano a ruína da empresa.
Me diz ai Feedbacker, como está sendo sua vida nos Recursos Humanos esse final de ano? Gostou do texto? Ficou faltando alguma coisa que sua empresa precisa cumprir nessa reta final? Conta pra gente! Compartilhe com seus amigos e bora construir uma versão melhor de Recursos Humanos com a Cadê!
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